Uma das principais tendências estratégicas é a automatização de tarefas repetitivas, que viabiliza a transformação digital e, ainda, torna a rotina corporativa mais ágil.
Essas vantagens também são refletidas nas taxas de crescimento das empresas: as organizações líderes em maturidade digital crescem até três vezes mais do que as que utilizam atividades analógicas no dia a dia.
Para avançar nesse processo de digitalização, as empresas precisam priorizar o mapeamento dos processos da organização. Esse primeiro passo de levantamento e análise das atividades realizadas do dia a dia é até mais importante do que a criação das chamadas “ilhas de automação”.
É comum vermos gestores que têm interesse em dar o primeiro passo na automação de processos e que, para isso, escolhem automatizar uma tarefa específica, sem se preocupar com o todo. Esse é um dos principais problemas nesse momento, pois impede que esses profissionais consigam fazer uma coordenação global dos negócios e dos seus resultados.
O mapeamento de processos como primeira ação das empresas oferece maior clareza do andamento dos negócios e possibilita a visualização das etapas do começo ao fim.
Dessa forma, a gestão vai conseguir perceber gargalos na sua atuação, identificar responsáveis por cada etapa do processo, definir padrões gerenciais e fazer checklists do que já foi feito em cada momento.
A aplicação errada desse mapeamento pode desencadear em uma série de dificuldades dentro da organização.
Por isso listamos quatro dicas para quem quer começar a mapear processos de forma eficiente:
1 – Saiba qual processo deve ser mapeado
Um dos maiores erros dos analistas é querer mapear todos os processos de uma só vez. Por isso, a primeira atitude a ser tomada é compreender qual processo demanda maior atenção da equipe.
É importante entender se ele é um processo primário, de apoio ou de gerenciamento. Ao fazer essa identificação, leve em conta alguns aspectos: por que ele deve ser avaliado, quais são os riscos envolvidos nele e quais regras devem ser seguidas. A avaliação deve ser a mais detalhada possível.
É preciso definir o que é realmente estratégico para a empresa ao iniciar o processo de mapeamento. É importante entender junto ao seu time qual é a prioridade de resolução de problemas e qual medida trará maior retorno para a empresa. Essas duas avaliações são extremamente importantes para o sucesso do projeto.
2- Faça um esboço “passo a passo” do seu processo
O segundo passo é fazer uma representação gráfica da sequência de atividades realizada pela empresa. Pode parecer óbvio, mas não é: é preciso entender quando o processo começa e quando ele termina. Essa ordem deve mostrar todas as informações de entrada, desenvolvimento e saída do processo, incluindo os responsáveis, recursos utilizados e dificuldades pelo caminho.
3 – Inicie uma automatização do processo
Um erro muito comum é mapear processos a partir de longas entrevistas e reuniões com todas as pessoas envolvidas, abrindo margem para os diferentes pontos de vista e opiniões individuais.
Isso implica na subjetividade do mapeamento e na falta de transparência sobre como o processo realmente ocorre e suas possíveis variantes.
Para que todas as etapas sejam vistas com clareza e a organização consiga extrair informações mais precisas, o ideal é automatizar o processo de mapeamento.
Com ferramentas que utilizam mineração de processos, isso é, que entendem os processos se baseando em dados já disponíveis no sistema de gestão, os gestores e analistas podem visualizar o processo e suas variabilidades com 100% de transparência e precisão, criar auditorias de conformidade automáticas e outras ações que se conectam a todo o processo já executado, garantindo o melhor andamento de todo o fluxo.
4 – Monitore os resultados
Apesar de parecer o fim da jornada, a etapa de monitoramento é apenas o início de todo um trabalho de eficiência organizacional – é a hora de acompanhar os resultados para saber se o mapeamento de processos foi eficiente.
Se ao invés de mapear os processos apenas para documentá-los a organização foi além e fez uma verdadeira transformação em seus procedimentos, saiba que toda informação coletada até aqui foi essencial para o futuro da sua empresa e sua resiliência corporativa.
A Integrale possui uma equipe especialista que pode ajudar a sua empresa a fazer um mapeamento dos processos eficiente e alavancar os seus negócios.
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